Gdy już nabierzesz nawyku systematycznego gromadzenia informacji w niewielkiej liczbie skrzynek spraw przychodzących oraz w podręcznym notatniku (lub innym urządzeniu rejestrującym, który zawsze masz przy sobie), pojawi się nieuniknione pytanie: co dalej z tymi wszystkimi zapiskami, dokumentami i wiadomościami.

Kolejnym etapem w metodologii ZTD jest przetwarzanie każdego strzępu informacji - to znaczy sprawne rozpoznawanie jego znaczenia i decydowanie o jego losie tak, aby w końcowym efekcie wszystkie skrzynki spraw przychodzących zostały opróżnione i wszystkie nowe zapiski w notatniku przeanalizowane.

Rosnące sterty nieprzejrzanych spraw to efekt odwlekania decyzji - nawet w najprostszych sprawach. Przetwarzając zawartość skrzynek spraw przychodzących zapobiegasz powstawaniu tych gór, ponieważ podejmujesz decyzje dotyczące docelowego miejsca przechowywania, właściwego dla każdej rzeczy. Przetwarzanie należy przeprowadzać co najmniej raz dziennie, a w razie potrzeby nawet częściej.

Po pierwsze ogranicz liczbę skrzynek spraw przychodzących. Każde miejsce, w którym oczekujesz pojawienia się nowych informacji jest taką skrzynką - im więcej ich jest, tym trudniej nad nimi zapanować. Wyznacz jak najmniejszy zestaw takich miejsc, zapewniający zbieranie wszystkich istotnych dla ciebie informacji.

Sporządź listę dróg, jakimi docierają do ciebie informacje, zastanów się, czy naprawdę są one istotne i poszukaj sposobów połączenia lub wyeliminowania niektórych skrzynek. Jeśli coś w ogóle nie wnosi do twojego życia żadnej wartości, wyeliminuj to całkowicie. Na początek spróbuj przez tydzień obyć się bez tego. W pozostałych przypadkach pomyśl, czy nie dałoby się skierować kilku strumieni informacyjnych do jednej skrzynki spraw przychodzących. Na przykład - w ilu miejscach gromadzą się dokumenty "wchodzące" do twojego domu? Zdefiniuj jedno takie miejsce i kładź tam całą pocztę, dokumenty przyniesione z pracy (lub ze szkoły), notatki o rozmowach telefonicznych, wydruki komputerowe, harmonogramy i wszystkie inne papiery. Korzystasz z czterech systemów poczty elektronicznej? Jeśli możesz, przekieruj odbieraną pocztę do jednej skrzynki odbiorczej. Im mniej skrzynek spraw przychodzących, tym lepiej. Jeśli to możliwe, miej od 4 do 7 takich miejsc.

Po drugie - stań się panem swoich skrzynek spraw przychodzących. Panuj nad nimi. Nie pozwól im się przepełniać. Gdy tylko im pofolgujesz, będą rosły w siłę i objętość, żeby cię zdenerwować. Nie daj sobie wejść na głowę - to ty je stworzyłeś, więc jesteś ich panem.

Zaglądaj do swoich skrzynek spraw przychodzących i przetwarzaj ich zawartość raz dziennie. Niektóre z nich przeglądaj częściej, jeśli wymaga tego ich specyfika, jednak nie przesadzaj w tym względzie. Sprawdzanie co minutę, czy coś nowego nie pojawiło się w którejś ze skrzynek jest czystą stratą czasu i sabotażem. Z drugiej jednak strony nie odpuszczaj sobie i rób to codziennie, żeby sterty nie zaczęły piętrzyć się jak Himalaje. Bo sterty to twój wróg publiczny numer jeden!

Jak przetwarzać?

1. Przetwarzaj z góry na dół, sprawnie podejmując szybkie decyzje. Zacznij od pierwszej, leżącej na wierzchu rzeczy i zdecyduj, co z nią zrobić. Nie pomijaj jej, nie odkładaj z powrotem i nie odwlekaj decyzji.
2. Wyrzuć. Jeśli czegoś nie potrzebujesz - wyrzuć. Niech to będzie twój pierwszy wybór.
3. Przekaż. Czy jesteś właściwą osobą do załatwienia tej sprawy? Jeśli nie, to przekaż ją komuś innemu.
4. Zrób. Jeśli zajmie ci to nie więcej niż 2 minuty, po prostu zrób to nie bawiąc się w żadne listy "do zrobienia".
5. Wyślij w przyszłość. Jeśli zajmie ci to więcej niż 2 minuty, wpisz zadanie na listę "do zrobienia".
6. Umieść w archiwum. Jeśli informacja może przydać się w przyszłości, niezwłocznie umieść ją w swoim archiwum. Nie odkładaj na stertę "do umieszczenia w archiwum", ponieważ jest to tylko odwlekanie decyzji. Nie pozwól na wypiętrzanie się nowej sterty - wybierz jedną z dwóch możliwości: kosz lub archiwum.
7. Nigdy nie odkładaj do skrzynki spraw przychodzących żadnej rzeczy, którą z niej wziąłeś. Wyrzuć ją lub umieść w archiwum. Posuwaj się metodycznie z góry na dół - aż do dna. Jeśli w twojej skrzynce są setki zaległości, dobrym pomysłem jest umieszczenie ich w teczce "do przejrzenia" i zarezerwowanie w najbliższym czasie kilku godzin na realizację tego zadania. Pozwoli ci to rozpocząć działanie bez nieorgarniętego obciążenia.
8. Systematycznie powtarzaj tę procedurę w celu utrzymywania swoich skrzynek spraw przychodzących w czystości. Jeśli ograniczyłeś liczbę wykorzystywanych skrzynek, nie powinno to być trudne. Ciesz się za każdym razem, gdy zobaczysz nieskażone papierem dno skrzynki. To wspaniałe uczucie. Nie zaglądaj do skrzynek na okrągło - wyznacz czasy przetwarzania ich zawartości. I oczywiście wyłącz dźwiękowe powiadamianie o nadejściu nowego listu w oprogramowaniu obsługującym pocztę elektroniczną.

Wakacyjny kurs ZTD
[00] [01] [02] [03] [04] [05] [06] [07] [08]
[09] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17]

Niniejszy kurs stanowi polską adaptację elektronicznej książki Leo Babauty Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System, której treść została umieszczona przez autora w domenie publicznej.