Masz więc spisaną listę do zrobienia i zaczyna się nowy, piękny dzień twojego życia. Co zamierzasz dzisiaj zrobić?

Wybory, co chciałbyś zdziałać w każdym tygodniu, dniu i w każdej chwili składają się na proponowany przez metodologię ZTD proces decyzyjny. Ma on sztywniejszą strukturę niż oparty na intuicji model proponowany przez GTD.

Być może zastanawiasz się, po co nadawać swojemu życiu ustaloną strukturę i planować każdy dzień i tydzień? Otóż po to, żeby uodpornić się na wiejące z różnych stron wiatry i zamiast skupiać się na reagowaniu na każdy bodziec, zacząć decydować, co naprawdę jest ważne i co naprawdę chcesz osiągnąć. Bierz każdy nowy dzień w swoje ręce i nie pozwól, żeby rządziły nim żądania, pragnienia i priorytety innych ludzi.

Oczywiście każda osoba lubi nieco inny styl pracy, więc jeżeli sztywniejsza struktura planowania nie odpowiada ci, możesz przyjąć swobodniejsze podejście, którym charakteryzuje się metodologia GTD.

A oto planowanie według ZTD:

Co tydzień spisz Kamienie Milowe, które chcesz osiągnąć przez najbliższe siedem dni i wyznacz dla nich odpowiedni czas. Codziennie sporządź listę od jednego do trzech Najważniejszych Zadań (są to przede wszystkim Kamienie Milowe wyznaczone na dany dzień) i zrób wszystko, co w twojej mocy, żeby je zrealizować. Zabierz się za nie rano, żeby zwiększyć szansę osiągnięcia sukcesu i wcześniej mieć je już za sobą.

Planowanie jest jednym z najprostszych nawyków wchodzących w skład ZTD, ale jednocześnie jednym z najważniejszych. Dlaczego? Ponieważ pozwala nadawać właściwy kierunek twoim dniom i tygodniom. Dzięki temu będziesz zajmował się tym, co ważne, a nie wszystkim, co masz do zrobienia.

Nie oznacza to oczywiście, że w ciągu dnia zrobisz tylko trzy rzeczy - na inne sprawy też będziesz miał czas, ale najistotniejsze jest to, iż wyznaczysz te obszary, które są dla ciebie najważniejsze i te cele, z których osiągnięcia będziesz czuł się dumny. Chodzi o to, żeby jak najmniej było takich dni, kiedy harujesz od świtu do zmierzchu, a gdy spoglądasz na rezultat tej harówki, okazuje się, że tak naprawdę nie dokonałeś niczego godnego zapamiętania.

Oto kilka wskazówek dotyczących nawyku planowania:

1. Kamienie milowe. Na początku tygodnia - w niedzielę lub poniedziałek usiądź i przyjrzyj się swojej liście zadań do zrobienia. Co chciałbyś osiągnąć w tym tygodniu? To właśnie są twoje Kamienie Milowe (termin ten zaczerpnięty jest z książki "7 nawyków skutecznego działania" Stephena Coveya). Umieść je jako pierwsze w swoim harmonogramie działania, a szczeliny między nimi zapełnij kamykami i żwirem mniej ważnych spraw. Jeśli zastosujesz odwrotną kolejność, kamyki i żwir wypełnią cały twój dzień nie pozostawiając miejsca na to, co istotne. Na początku staraj się ograniczać liczbę Kamieni Milowych do 4-6 tygodniowo. Gdy już nabierzesz zaufania do swoich możliwości, będziesz mógł stopniowo zwiększać tę liczbę. Niech znacząca liczba Kamieni Milowych będzie związana z twoimi celami rocznymi.
2. Plan tygodnia. Po wybraniu Kamieni Milowych wpisz je do swojego tygodniowego planu działania. Na każdy dzień zaplanuj realizację jednego lub dwóch Kamieni Milowych - na tym etapie nie bądź hurraoptymistą. Zarezerwuj 1-2 godziny dla każdego z nich - tak wcześnie, jak to możliwe. Po zagwarantowaniu czas na ich realizację możesz przystąpić do planowania pozostałych zamierzeń.
3. Najważniejsze Zadania. Codziennie rano wyznacz Najważniejsze Zadania na dany dzień. Prawdopodobnie będą to przede wszystkimi zaplanowane wcześniej Kamienie Milowe, ale nowe okoliczności mogą wpłynąć na zmianę podjętych już decyzji. Określ 3 Najważniejsze Zadania, włączając w to Kamienie Milowe i inne kluczowe przedsięwzięcia. Zarezerwuj dla nich jak najwcześniej czas, żeby w ich realizacji nie przeszkodziły sprawy bieżące, które będą pojawiały w ciągu dnia.
4. Zrób to. To najważniejszy etap: zrób to, co sobie zaplanowałeś. Po pierwsze, jeszcze przed uruchomieniem oprogramowania poczty elektronicznej załatw pierwsze Najważniejsze Zadanie. Usuń z pola widzenia wszystko, co mogłoby cię rozproszyć, skup się na tej jednej, najważniejszej w tym momencie czynności i doprowadź ją do końca. Gdy ci się to uda, przyznaj sobie nagrodę, ale pamiętaj, że w poczekalni niecierpliwią się następne Najważniejsze Zadania, więc niebawem trzeba będzie się za nie wziąć.
5. Spojrzyj za siebie i uśmiechnij się. Po zrealizowaniu wszystkich zaplanowanych Najważniejszych Zadań poczujesz wielką ulgę i radość. Spojrzyj jeszcze raz na swoje dokonania i poklep się po plecach albo nawet przyznaj sobie nagrodę dnia.

Wakacyjny kurs ZTD
[00] [01] [02] [03] [04] [05] [06] [07] [08]
[09] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17]

Niniejszy kurs stanowi polską adaptację elektronicznej książki Leo Babauty Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System, której treść została umieszczona przez autora w domenie publicznej.