Jednym z kluczowych elementów każdego systemu zarządzania czasem jest lista "do zrobienia", służąca do przechowywania wszystkich zadań, których nie możesz od razu zrealizować. Dzięki niej masz ogólny pogląd, ile przedsięwzięć jest jeszcze przed tobą.

Metodologia Getting Things Done (GTD) Davida Allena proponuje umieszczanie spraw do załatwienia (a właściwie związanych z nimi Najbliższych Działań) na tak zwanych listach kontekstowych - na przykład w-pracy, w-domu, w-komputerze, w-telefonie, w-mieście, w-oczekiwaniu itp. Poszczególne konteksty definiują ograniczenia danego miejsca i sytuacji determinujące możliwość realizacji poszczególnych zadań. W związku z tym listy kontekstowe zawierają tylko te czynności, które można wykonać w danych okolicznościach. Unika się w ten sposób konieczności przeglądania długiego spisu rzeczy, za które - z przyczyn obiektywnych - i tak nie można się zabrać.

W metodologi ZTD główny nacisk kładzie się na zastosowanie prostego systemu, który jest łatwy w użyciu i zapewnia bezpieczne przechowywanie informacji. Na system taki składają się trzy elementy:

1. Zestaw. Prosty system składa się ze skrzynek spraw przychodzących, kalendarza, list i archiwum.
2. Narzędzia. Prosty system wykorzystuje proste narzędzia nie wymagające dodatkowego wysiłku w zakresie ich obsługi.
3. Stosowanie. Prosty system musi być używany codziennie do realizacji zaplanowanych przedsięwzięć.

Zestaw

W metodologii ZTD zaleca się wykorzystywanie najprostszego zestawu list, który pozwala sprawnie zarządzać realizacją swoich zamierzeń. Chociaż idea list kontekstowych jest użyteczna, często okazuje się, że ich utrzymywanie bywa uciążliwe. Należy zatem zminimalizować ich liczbę. Na przykład może to być następujący zestaw list:

• w-pracy: wszystkie sprawy związane z pracą;
• osobiste: wszystkie sprawy prywatne;
• w-mieście: zakupy i sprawy do załatwienia w urzędach;
• w-telefonie: sprawy do załatwienia przez telefon, z dowolnego miejsca;
• w-oczekiwaniu: monitorowanie spraw przekazanych do załatwienia komuś innemu.

Dodatkowa lista "Może Kiedyś" stanowi dobry sposób katalogowania rzeczy, za które nie chcesz lub nie możesz zabrać się teraz, ale do których chciałbyś powrócić za jakiś czas.

Niezależnie od tego, jakie listy zdefiniujesz, pamiętaj, że nie są to listy "do zrobienia dziś". Lista "w-pracy" i "osobiste" są głównymi spisami przedsięwzięć, na podstawie których, w procesie planowania, definiujesz Kamienie Milowe na najbliższy tydzień i Najważniejsze Zadania na dany dzień. Natomiast listy "w-mieście", "w-telefonie" i "w-oczekiwaniu" powinieneś przeglądać w ramach bieżącego działania, zgodnie z potrzebami. Dodatkowo, jeśli ci to pomoże, utrzymuj listę wszystkich swoich bieżących Projektów.

Pozostałymi elementami systemu są skrzynki spraw przychodzących, kalendarz i łatwe w użyciu archiwum.

Narzędzia

Z reguły oprogramowanie implementujące metodologię GTD (Nozbe, Kinkless, stikkit, Outlook, Remember the Milk) jest zbyt rozbudowane, jak na potrzeby ZTD, gdzie niezbędne jest jedynie przechowywanie kilku prostych list.

Wiele osób zapętla się w procesie testowania różnych narzędzi, tworzenia skomplikowanych systemów, przebudowywania swojego systemu co dwa tygodnie lub nawet częściej, tracąc z oczu cel, jakim jest skuteczne załatwianie spraw. ZTD nakazuje wdrożenie najprostszych narzędzi i używanie ich bez dalszego zastanawiania się. ZTD to metodologia realizacji zamierzeń, a nie testowania narzędzi.

Na zakończenie tego kursu zostanie przedstawione uniwersalne, zintegrowane narzędzie, pozwalające łatwo i bezboleśnie "zainstalować" metodologię ZTD w swoim życiu.

W ramach następnej lekcji szerzej omówiony zostanie temat archiwum, które jest czwartym, ważnym narzędziem systemu ZTD. Do przechowywania dokumentów najlepiej nadaje się szuflada, w której w porządku alfabetycznym umieszczane są proste, papierowe teczki dotyczące poszczególnych spraw (projektów, klientów, tematów itp.) Pliki w komputerze należy przechowywać w podobnej, sortowanej alfabetycznie, jednopoziomowej strukturze katalogów lub wrzucać wszystko do jednego worka i polegać na coraz doskonalszych mechanizmach wyszukiwania informacji.

Stosowanie

Codzienne zaglądanie do systemu i jego ciągłe uaktualnianie to klucz do powodzenia ZTD. Najlepiej zawrzeć te czynności w swoim planie dnia - na przykład uczynić przeglądanie list częścią procedury porannej i wieczornej, a do pozostałych list sięgać w miarę potrzeb. Przyswojenie tego nawyku nie jest zbyt trudne, o ile skupisz się na nim przez 30 dni. Warto to zrobić, bo dzięki prostemu i godnemu zaufania systemowi twoje życie stanie się bardziej zorganizowane i produktywne.

Wakacyjny kurs ZTD
[00] [01] [02] [03] [04] [05] [06] [07] [08]
[09] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17]

Niniejszy kurs stanowi polską adaptację elektronicznej książki Leo Babauty Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System, której treść została umieszczona przez autora w domenie publicznej.