Jedna z najstarszych prawd dotyczących porządkowania brzmi: "każda rzecz powinna mieć swoje miejsce, każde rzecz powinna być na swoim miejscu".

Dlaczego ta prawda jest tak popularna? Ponieważ działa. Jak zatem wyrobić związany z nią nawyk i przestać wreszcie gubić różne rzeczy.

Czy na twoim biurku leżą w tej chwili jakieś przypadkowe papiery? Czy codziennie szukasz kluczyków do samochodu? Czy tracisz czas bezskutecznie starając się znaleźć potrzebne ci rzeczy?

Sięgnij po najprostsze lekarstwo - jesteś w stanie uporządkować całe swoje życie za pomocą jednej zasady: "kładź każdą rzecz na wyznaczonym dla niej miejscu".

A oto wskazówki, jak wdrożyć ten nawyk:

• Miej system. Umieszczaj wszystkie otrzymywane dokumenty w skrzynce spraw przychodzących (zarówno w pracy, jak i w domu). Następnie przetwarzaj je: podejmuj związane z nimi działania, umieszczaj na liście "do zrobienia" i w teczce spraw bieżących, chowaj do archiwum, przekazuj innym osobom lub wyrzucaj. Przy takim podejściu nigdy nie pojawia się dylemat, co dalej - dysponujesz ograniczoną, dobrze zdefiniowaną liczbą możliwości.
• Określ miejsca. Jeśli masz ochotę coś odłożyć na blat, stół, biurko, kanapę lub łóżko zastanów się, czy naprawdę ta rzecz powinna się tam znaleźć. Gdzie jest jej miejsce? Jeśli nie zostało ono określone, znajdź je. Wyznacz miejsce dla tej rzeczy lub dla tej kategorii rzeczy. Kluczyki do samochodu? Kładź je zawsze w tym samym miejscu. Brudne ubrania? Nie powinny przecież leżeć na twoim łóżku. Kajdanki? Umieść je w pudełku z napisem "Podatki".
• Proste archiwum. Dokumenty, które mogą przydać ci się w przyszłości przechowuj w systematyczny sposób, a nie w wielu stertach piętrzących się w różnych zakamarkach biura lub mieszkania. Stwórz prosty, uporządkowany alfabetycznie system teczek. Pamiętaj, żeby zawsze mieć pod ręką zapas nowych, pustych teczek - nie miej oporów przed ich wypełnianiem i dodawaniem do archiwum. Nigdy nie zakładaj teczki "Inne", ponieważ już po chwili będzie się w niej gromadziło wszystko i... nici z porządku.
• Niezwłocznie odkładaj na miejsce. Nie zwlekaj z odkładaniem rzeczy na wyznaczone im miejsce. Każdy brak dyscypliny w tym zakresie owocuje natychmiastowym wypiętrzeniem się stert rzeczy położonych z boku "tylko na chwileczkę". "Tylko na chwileczkę" jest głównym oskarżonym w procesie o zanieczyszczanie twojego biura, domu i życia. Nie czekaj! Odłóż to na miejsce!
• Wyrób ten nawyk. Odkładanie rzeczy na miejsce nie jest nawykiem, który można przyswoić w jeden dzień. Czasami będziesz się zapominał lub przegrasz potyczkę z lenistwem. Musisz skupić się na tym nawyku przez 30 dni. Podejmij wyzwanie i skoncentruj się, dopóki nie zaczniesz działać automatycznie.
• Uważaj na momenty przejściowe. Moment przejściowy to czas pomiędzy zakończeniem realizacji jednego zadania i rozpoczęciem drugiego. Wtedy powinieneś odłożyć na miejsce wszystkie rzeczy związane z kończonym zadaniem i uporządkować miejsce pracy, ale twoją głowę bardziej zajmują myśli o kolejnym przedsięwzięciu. Podczas wyrabiania nawyku porządkowania zwróć szczególną uwagę na momenty przejściowe. Świadomość związanego z nimi niebezpieczeństwa powinna ułatwić ci pamiętanie o konieczności odkładania rzeczy na ich miejsce.
• Chroń powierzchnie poziome. Nigdy nie odkładaj niczego na blat, stół, biurko, łóżko, szafkę, stolik lub podłogę. Jeśli się na tym złapiesz, natychmiast znajdź prawdziwe miejsce dla trzymanej w ręku rzeczy. Przyjrzyj się w tej chwili powierzchniom poziomym, znajdującym się w zasięgu twojego wzroku. Z rzeczy, które na nich leżą, a nie powinny, wyrzuć te niepotrzebne, a pozostałe odłóż na miejsce. Uff! Czy teraz nie wygląda to lepiej? Kto by przypuszczał, że masz takie ładne biurko!
• Opisuj. Opisywanie i etykietowanie rzeczy jest jedną z najważniejszych technik podczas porządkowania. Miej pod ręką pisak i ładne etykiety. Opisuj pojemniki i pudełka, żeby bez zaglądania wiedzieć, co powinno się w nich znajdować.
• Oceniaj. Co pewien czas przyjrzyj się swojemu systemowi i oceń, czy nadal odpowiada on twoim potrzebom. Czasami nie ma sensu trzymać czegoś w jednym pokoju, jeśli korzystasz z tej rzeczy w innym pomieszczeniu. Czasami dobrze jest mieć trzy pary nożyczek - każdą w pobliżu miejsca, gdzie bywa potrzebna. Czasami masz ochotę przewietrzyć zawartość którejś szuflady lub szafki. Okresowe przeglądanie systemu pozwala utrzymać go w należytym stanie.

Jeśli jeszcze kiedykolwiek coś ci zginie, ponownie przejrzyj powyższe rady i popracuj nad ich wdrożeniem. Zaoszczędzisz dużo czasu i pieniędzy nie gubiąc swoich rzeczy, więc jest się o co bić.

Wakacyjny kurs ZTD
[00] [01] [02] [03] [04] [05] [06] [07] [08]
[09] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17]

Niniejszy kurs stanowi polską adaptację elektronicznej książki Leo Babauty Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System, której treść została umieszczona przez autora w domenie publicznej.