Stwórz swoje własne procedury - a właściwie ramowe plany - poranka, wieczoru, dnia i tygodnia, żeby wprowadzić porządek i spokój do swojego świata.

Standardowe procedury przyczyniają się do radykalnego uproszczenia życia - zarówno zawodowego, jak i osobistego. W ten sposób zapobiegasz chaosowi i komplikacjom, możesz zgrupować podobne czynności w celu szybkiego ich wykonania i zyskać poczucie, że robisz to, co należy.

Najważniejsze jest jednak to, że stajesz się panem (lub panią) swojego dnia, a nie zdajesz się na łaskę prądów codzienności usiłujących ponieść cię w niewiadomym kierunku. Bez procedur trudno ci powiedzieć "nie" i ulegasz żądaniom każdej osoby, która chce uszczknąć trochę twojego czasu i każdej stronie internetowej, która chce zawładnąć twoją uwagą. Tak nie powinno być - przynajmniej nie wtedy, kiedy chcesz zrealizować swoje ważne zamierzenia.

Uchwyć w ręce ster swojego życia. Ustal procedury i naucz się je stosować.

Oto kilka wskazówek, jak to zrobić:

• Zadania zawodowe. Sporządź listę wszystkich powtarzalnych przedsięwzięć, które chciałbyś realizować w swoim życiu zawodowym. Uwzględnij zarówno większe sprawy - takie, jak Przeglądy Tygodniowe, jak i drobniejsze - takie, jak robota papierkowa, sporządzanie raportów, codzienne opróżnianie skrzynki spraw przychodzących, poranne określanie Najważniejszych Zadań, przeglądanie celów, informowanie przełożonych o stanie prac, opróżnianianie skrzynki odbiorczej systemu poczty elektroniczej, przeprowadzanie rozów telefonicznych, pisanie, projektowanie itp.
• Zadania osobiste. Zrób podobną listę powtarzalnych przedsięwzięć w obszarze życia osobistego. Uwzględnij takie rzeczy, jak ćwiczenia fizyczne, joga, medytacje, prowadzenie dziennika, czytanie, przeglądanie subskrypcji RSS oraz standardowe obowiązki domowe - opłacanie rachunków, kontrola wydatków, pranie, sprzątanie, zakupy, opieka nad zwierzętami, sprawy związane z wychowywaniem dzieci, przygotowywanie dla nich posiłków, wizyty w banku, na poczcie, w urzędach itp.
• Grupy zadań. Przejrzyj listy, które sporządziłeś w pierwszych dwóch krokach i zastanów się, jak można pogrupować spisane przez ciebie zadania. W ten sposób w przyszłości zaoszczędzisz dużo czasu i unikniesz rozpraszania się. Na przykład możesz połączyć zakupy z wizytą w banku, na poczcie i w sklepie z karmą dla zwierząt. Wyznacz jeden dzień w tygodniu, kiedy będziesz załatwiać te sprawy i nazwij go "dniem w mieście". Niech "dzień przy biurku w domu" służy do czytania i odpowiadania na otrzymaną pocztę, płacenia rachunków, kontroli wydatków, archiwizowania dokumentów, przygotowywania tygodniowego menu obiadowego oraz listy zakupów. W pracy możesz zdefiniować jednogodzinne sesje dla rozmów telefonicznych, obsługi poczty elektroniczej, roboty papierkowej itp.
• Lista dzienna. Teraz przejrzyj swoje listy i wyłów z nich te czynności, które powinieneś robić codziennie - na przykład czytanie poczty elektronicznej, rozmowy telefoniczne, określanie Najważniejszych Zadań, prowadzenie dziennika, ćwiczenia fizyczne, przeglądanie subskrypcji RSS, przetwarzanie skrzynki spraw przychodzących itp. Opracuj swoją procedurę dnia (plan dnia). Nie chodzi tu jednak o precyzyjne, co do minuty, określenie czasu wykonania każdej z codziennych czynności. Najlepiej jest obmyśleć swoją procedurę "początku dnia" (zarówno w domu, jak i po przyjściu do pracy) oraz procedurę "końca dnia" (przed wyjściem z pracy i przed położeniem się do łóżka). Środek dnia należy zarezerwować na realizację Najważniejszych Zadań i innych spraw, które mogą pojawić się w międzyczasie.
• Lista tygodniowa. Rzeczy, które robisz jeden, dwa lub więcej razy w tygodniu, ale nie codziennie, powinny stać się elementem procedury tygodnia (planu tygodnia) - na przykład Przegląd Tygodniowy, pranie, przeglądanie celów (choć można to zrobić w ramach Przeglądu Tygodniowego), sprzątanie, ćwiczenia fizyczne (jeśli, na przykład, ćwiczysz trzy razy w tygodniu), zakupy, sprawy finansowe, "dzień w mieście", "dzień przy biurku w domu", prace ogrodowe i garażowe itp. Rozplanuj te czynności równomiernie w tygodniu, ograniczając dzienne obciążenie do nie więcej niż dwóch-trzech spraw. Najlepiej, jeśli jest to jedno lub dwa zadania na dzień tygodnia. Jeśli wypada ich więcej niż 3 dziennie, pomyśl o uproszczeniu swojego życia, ponieważ trudno będzie ci realizować tak napięty harmonogram. Zgrupuj niektóre czynności, albo całkowicie je wyeliminuj.
• Wypróbuj procedury! Po opracowaniu dziennej i tygodniowej procedury działania, wypróbuj je w praktyce. Procedurę dzienną testuj przez co najmniej jeden tydzień. Po tym okresie wyciągnij wnioski i wprowadź odpowiednie poprawki. Procedurę tygodniową testuj przez co najmniej dwa tygodnie (chyba, że rzeczywiście nie działa i wymaga natychmiastowych korekt). Po tym okresie zmień to, co w niej okazało się niewygodne lub nieskuteczne.
• Przestrzegaj procedur. Na tym polega cała sztuka - łatwo jest opracowywać procedury, ale znaczniej trudniej się im podporządkować. Kiedy już uznasz swoje procedury za wystarczająco dobre, zacznij je konsekwentnie stosować przez następne 30 dni. Po tym czasie wejdą ci w nawyk. I doznasz wspaniałego uczucia spokoju i pełnej kontroli nad własnym życiem. Jak utrzymać taką dyscyplinę przez 30 dni? Niech to będzie twoje 30-dniowe wyzwanie i - jak zwykle w takich przypadkach - zaaplikuj sobie różnorodne środki mobilizujące: nagrody, publiczne ogłoszenie podjęcia tego wyzwania oraz wywieszenie w domu i w pracy swoich procedur. I nie próbuj w tym samym czasie kształtować żadnego innego nawyku. Jeśli przez 30 dni zdołasz w pełni skoncentrować swoją uwagę i energię na tym zadaniu, to nawyk ten szybciej wejdzie ci w krew i stanie się stałym elementem twojego lepszego życia.

Wakacyjny kurs ZTD
[00] [01] [02] [03] [04] [05] [06] [07] [08]
[09] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17]

Niniejszy kurs stanowi polską adaptację elektronicznej książki Leo Babauty Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System, której treść została umieszczona przez autora w domenie publicznej.