Oto odpowiedzi na kilka najczęściej zadawanych pytań związanych z metodologią Zen To Done.

Czym różni się ZTD od GTD? Wyglądają podobnie.

Zen To Done wykorzystuje niektóre zasady charakterystyczne dla GTD i innych systemów zwiększania osobistej efektywności, lecz wyróżnia się nieco innym rozłożeniem akcentów:

1. GTD wiąże się z koniecznością wyrobienia wielu nowych nawyków w tym samym czasie, co stanowi zbyt duże wyzwanie dla wielu adeptów tej metodologii. Zmiana nawyków wymaga znacznego skupienia i energii, więc lepiej nie łapać jednocześnie wielu srok za ogon. ZTD to kształtowanie jednego lub wyjątkowo dwóch nawyków naraz.
2. ZTD skupia się na upraszczaniu zestawu spraw, którymi się zajmujesz i obejmowaniu systemem tylko tego, co jest w twoim życiu niezbędne. GTD traktuje wszystkie sprawy na równi - koncentracja na rzeczach najważniejszych nie ma w tej metodologii nadrzędnego znaczenia.
3. W przypadku GTD wiele osób skupia się na narzędziach i samym systemie. W ZTD najważniejsze jest działanie. ZTD stawia przed tobą pojedyncze zadanie do wykonania, usuwa rozpraszające cię bodźce i pomaga zatopić się w pracy. W GTD niewiele uwagi poświęca się tym zagadnieniom.
4. GTD prześlizguje się po kwestii celów. W intencji jest to podejście "od szczegółu do ogółu" i w tym względzie działa doskonale. ZTD w większym stopniu skupia się na celach - tak podczas rocznych, miesięcznych i tygodniowych przeglądów, jak i codziennie, podczas wyznaczania Najważniejszych Zadań. W ten sposób łączy podejście "od szczegółu do ogółu" charakterystyczne dla GTD z podejściem "od ogółu do szczegółu" (Steven Covey).
5. GTD nie pomaga ci w uporządkowaniu dnia. Z jednej strony jest to zaleta, ale niektórzy ludzie czują się zagubieni wobec takiej dowolności. ZTD pomaga określić strukturę dnia za pomocą Najważniejszych Zadań i procedur (porannych, wieczornych i innych). Wiele osób to docenia, ale jest to oczywiście nawyk nieobowiązkowy.
6. Jako bonus ZTD dodaje ostatni, dziesiąty nawyk dotyczący znajdowania swojej pasji. Nie jest on bezpośrednio związany z realizacją zadań, ale odkrycie własnych zamiłowań wprowadza cię na wyższy poziom efektywności - robiąc to, co uwielbiasz, znacznie zwiększasz swoją wydajność. Czynnik ten jest niezwykle istotny dla wielu osób.

Czy ósmy nawyk - upraszczanie - nie stoi w sprzeczności z głoszoną przez GTD zasadą niepozostawiania w głowie otwartych spraw i niezwłocznego przenoszenia ich na odpowiednie listy?

Gdybyś przystąpił do upraszczania przed fazą gromadzenia (to znaczy przed zapisaniem informacji w notatniku), to rzeczywiście nie doświadczyłbyś uczucia lekkości związanego z oczyszczeniem umysłu z myśli o niedokończonych sprawach. Jednak ZTD zaleca po pierwsze zapisywanie wszystkich rzeczy, które chodzą ci po głowie, a dopiero w drugim kroku - ich przeglądanie. To właśnie podczas przeglądu następuje upraszczanie polegające na podjęciu decyzji, czy naprawdę zależy ci na realizacji poszczególnych zadań i czy są one rzeczywiście istotne.

ZTD wcale nie wydaje się takie proste. Składa się aż z 10 różnych nawyków!

Po pierwsze, większość systemów zwiększania osobistej efektywności składa się ze znacznie większej liczby nawyków. W GTD można doliczyć się dwudziestu, a pełny system Stevena Coveya jest jeszcze bardziej złożony mimo chwytliwej nazwy "7 nawyków skutecznego działania". Na przykład nawyk "Najpierw rzeczy najważniejsze" tak naprawdę składa się z wielu kroków - umieszczania spraw w odpowiednich ćwiartkach słynnego diagramu, określania ich priorytetów itp. Inne systemy nie wyszczególniają poszczególnych nawyków w tak jasny sposób jak ZTD oraz sugerują ich jednoczesne wdrażanie, co staje się jedną z głównych przyczyn niepowodzeń.

Po drugie, nie musisz wykorzystywać wszystkich dziesięciu nawyków. Każdy z nich jest pożyteczny, ale możesz sobie wybrać na przykład tylko pięć - tych, które najlepiej pasują do twojego stylu pracy i pomagają ci realizować zamierzenia. Każdy z nas jest inny, więc nie istnieje doskonała, uniwersalna metodologia usprawniania swojego życia. Tymczasem podejście ZTD zapewnia odpowiednią dozę elastyczności.

Istnieje też minimalna implementacja ZTD opisana w niniejszym kursie w ramach lekcji ZTD - [03] Mini ZTD - dla niecierpliwych.

Chyba potrzebna jest szczególna dyscyplina, żeby kształtować tylko jeden nawyk naraz.

Tak, to może być trudne - powstrzymywać się przed wdrażaniem więcej niż jednego nawyku naraz. Ale w praktyce jeszcze trudniej jest skutecznie opanować wiele nawyków w tym samym czasie.

Pomyśl o tym w następujący sposób: Co by było gdybyś postanowił w ciągu jednego tygodnia rzucić palenie, zostać biegaczem, zacząć ćwiczyć w siłowni, przejść na wegetarianizm, wstawać o piątej rano, skończyć z odwlekaniem, stać się zorganizowanym człowiekiem i zacząć medytować? Czy spodziewałbyś się, że we wszystkich tych dziedzinach odniesiesz sukces? Raczej nie.

Prawda jest taka, że zmiana nawyków nie przychodzi łatwo. To umiejętność, która wymaga praktyki. To przedsięwzięcie, które wymaga skupienia. Nie możesz koncentrować się jednocześnie na dziesięciu rzeczach. Najwyżej na kilku, ale jeśli poświęcisz swoją uwagę tylko jednej sprawie, twoja siła oddziaływania będzie wielokrotnie większa. W ten sposób znacząco zwiększysz swoje szanse odniesienia sukcesu.

Jeśli uważasz, że jesteś dobry w zmienianiu nawyków, możesz jednocześnie wziąć się za trzy lub cztery, ale w żadnym wypadku nie za dziesięć. Na przykład zacznij od Mini ZTD, a po opanowaniu tych pierwszych czterech nawyków dodawaj stopniowo, co miesiąc jeden lub dwa kolejne nawyki.

Spojrzyj na to tak: tak, jak złe nawyki nie pojawiają się nagle, tak i dobre wymagają pewnego czasu na znalezienie sobie miejsca w twoim życiu. Jeśli będziesz opanowywał jeden nawyk miesięcznie, to po roku staniesz się człowiekiem wydajnym, zorganizowanym i wypełnionym wewnętrznym spokojem. Czyż nie jest to dobry wynik?

Co zrobić, jeśli nie mogę znaleźć swojej pasji? Czy powinienem zajmować się innymi nawykami?

Dziesiąty nawyk jest opcjonalny, więc niech nic cię nie powstrzymuje przed kształtowaniem pozostałych - nawet wtedy, gdy nie jesteś zakochany w swojej obecnej pracy. Kluczem do dziesiątego nawyku są otwarte oczy. Przede wszystkim zacznij szukać i zawsze wypatruj okazji oraz pomysłów mogących doprowadzić cię do sytuacji, w której twoja pasja stanie się twoją pracą.

Czy naprawdę powinienem się skupiać na tylko jednym celu na rok? Interesuje mnie tak wiele rzeczy!

Wiele osób odbiera to jako ograniczenie. Ale koncentracja na celu jest kluczem do sukcesu, bowiem nie można jednocześnie skupiać się na dziesięciu sprawach.

Nawet w przypadku olbrzymiej dawki entuzjazmu, długa lista celów długoterminowych generuje co tydzień długą listę zadań szczegółowych i w codziennej gonitwie cały zapał szybko wyparowuje. Po prostu zbyt trudno jest utrzymywać wysoki poziom zaangażowania na wielu frontach.

Istotą ZTD jest zajmowanie się pojedynczymi, istotnymi celami. Czy w takim razie realizacja każdego przedsięwzięcia powinna zajmować cały rok? Nie! Oczywiście, że nie! Możesz skoncentrować się na celu, który zajmie ci jeden tydzień, albo jeden miesiąc, albo sześć miesięcy. Ważne jest, by w danym momencie był to tylko jeden cel. W ten sposób, utrzymując wysoki poziom skupienia, jesteś w stanie osiągnąć bardzo wiele w ciągu całego roku.

Czy ZTD nie narusza praw własności związanych z GTD Davida Allena?

Nie, w rzeczy samej nie. Choć wyniki prac Davida Allena i innych twórców systemów zwiększania osobistej efektywności miały wpływ na ZTD, to - z całym szacunkiem - nie wynaleźli oni idei gromadzenia, przetwarzania lub przeglądania informacji. Są to narzędzia stosowane i propagowane od dziesięcioleci. David Allen złożył z nich wspaniałą, logiczną, wszechstronną i spójną metodologię GTD.

ZTD wykorzystuje część tych samych narzędzi i łączy je z innymi narzędziami - także znanymi i upowszechnianymi od dziesięcioleci. Pojęcia takie, jak Kamienie Milowe i Najważniejsze Zadania zostały spopularyzowane przez Stevena Coveya, ale były wykorzystywane już wcześniej. Moda na upraszczanie pojawiła się w latach siedemdziesiątych dwudziestego wieku, a o znajdowaniu swojej pasji rozprawiało się od wieków.

Po drugie "Zen To Done" nie narusza praw do nazwy "Getting Things Done". Mają tylko jedno wspólne słowo, więc nie sposób jest je pomylić. Również - mimo, że "ZTD" i "GTD" różnią się tylko jedną literą - David Allen nie wykupił praw własności do wszystkich skrótów literowych, które rymują się z "GTD".

Leo Babauta - twórca ZTD - zawdzięcza wiele dokonaniom Davida Allena i innych twórców systemów zwiększania osobistej efektywności, lecz Zen To Done jest jego autorskim systemem opartym na znanych narzędziach i własnych przemyśleniach, systemem, który wiele osób uznało za warty wykorzystania.

Jakich narzędzi używa Leo?

Każdy może i powinien wybrać takie narzędzia, do jakich jest najbardziej przyzwyczajony i jakie lubi. Leo Babauta - twórca ZTD - zorganizował swój system w następujący sposób:

• Kieszonkowy notatnik Moleskine, wędruje wszędzie ze swoim właścicielem i służy do gromadzenia informacji.
• W notatniku zapisywaie są też trzy Najważniejsze Zadania na dany dzień oraz - na dole strony - drobniejsze sprawy do załatwienia za jednym zamachem. Główna lista rzeczy do zrobienia oraz listy zakupów, telefonów i oczekiwania na wykonanie pracy przez innych znajdują się na ostatnich kartach notatnika.
• Kalendarz Google służy tylko do przechowywania informacji o spotkaniach i o zajęciach dzieci. Gmail obsługuje pocztę elektroniczną, a edytory Google Documents i AbiWord są narzędziami pisarskimi.

To wszystko!

Wakacyjny kurs ZTD
[00] [01] [02] [03] [04] [05] [06] [07] [08]
[09] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17]

Niniejszy kurs stanowi polską adaptację elektronicznej książki Leo Babauty Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System, której treść została umieszczona przez autora w domenie publicznej.